Calculadora de Cuota Orientativa

Si estás aquí es porque te preguntas lo mismo que yo me preguntaba hace años: "¿Cuánto me va a costar tener mi contabilidad al día?" Te entiendo perfectamente, y por eso he creado esta guía completa.

¿Por qué los precios varían tanto entre asesorías?

Cuando empecé mi negocio, llamé a cinco asesorías diferentes y recibí cinco presupuestos completamente distintos. Uno me decía 80€ al mes, otro 200€, y otro incluso me habló de 350€. ¿Por qué tanta diferencia?

La respuesta está en que no todos los negocios son iguales. Una peluquería que factura 30.000€ al año con 15 facturas al mes no puede costar lo mismo que una empresa de construcción que factura 500.000€ con 200 facturas mensuales. Es como comparar el mantenimiento de un Seat Ibiza con el de un Mercedes Clase S.

Los factores que realmente importan en el precio

1. Volumen de facturas: El factor más importante

Cada factura que recibes (de proveedores) o emites (a clientes) requiere tiempo para procesarla. En mi experiencia, una factura bien organizada tarda unos 2 minutos en procesarse, pero si llega desorganizada o sin información, puede tardar hasta 10 minutos.

Ejemplo real: María tiene una tienda de ropa online. Recibe unas 40 facturas de proveedores al mes y emite 150 a sus clientes. Son 190 facturas mensuales que, a 2 minutos cada una, suponen más de 6 horas de trabajo solo en procesamiento.

2. Número de empleados: Más allá de las nóminas

Tener empleados no solo significa hacer nóminas. Implica seguros sociales, contratos, partes de baja, vacaciones, pagas extras... Cada empleado añade complejidad exponencial.

Ejemplo real: Carlos tiene un taller mecánico con 3 empleados. Además de las 3 nóminas mensuales, hay que gestionar las altas y bajas en Seguridad Social, los partes de accidentes laborales, las vacaciones, y las pagas extras. Esto puede suponer entre 2-4 horas adicionales al mes por empleado.

3. Tipo de actividad: No todos los sectores son iguales

Un consultor que solo emite facturas a empresas tiene una contabilidad mucho más sencilla que un restaurante que maneja efectivo, TPV, proveedores diarios, y diferentes tipos de IVA.

¿Qué es la contabilidad colaborativa y por qué puede ahorrarte dinero?

Imagínate que llevas tu coche al taller. Puedes llevarlo sucio, sin revisar, y que el mecánico tenga que limpiarlo y diagnosticar qué le pasa. O puedes llevarlo limpio, con una lista de los problemas que has detectado, y todos los papeles organizados.

La contabilidad colaborativa es lo segundo. Tú te encargas de introducir tus facturas en el sistema (algo que puedes hacer perfectamente), y nosotros nos encargamos de la parte técnica: cuadrar bancos, preparar impuestos, asesorarte fiscalmente.

Ejemplo real: Ana tiene una consultoría de marketing. Antes pagaba 180€/mes porque su asesoría tenía que introducir todas sus facturas. Ahora, con contabilidad colaborativa, las introduce ella misma (le lleva 30 minutos al mes) y paga 45€/mes. Ahorro anual: 1.620€.

Precios orientativos por tipo de negocio

Errores comunes que encarecen el servicio

1. Entregar documentación desorganizada

He visto clientes que traen una caja de zapatos llena de tickets arrugados de todo el año. Procesar eso puede llevar horas extra que se reflejan en el precio.

2. No digitalizar las facturas

En 2024, seguir trabajando con papel es como usar un fax. Las facturas digitales se procesan en segundos, las de papel requieren escaneo, archivo físico, y más tiempo de gestión.

3. Cambiar de asesoría constantemente

Cada vez que cambias de asesoría, hay que revisar todo el histórico, entender tu negocio, configurar sistemas... Esto se traduce en costes adicionales.

¿Cuándo merece la pena pagar más?

No siempre lo más barato es lo mejor. Una asesoría que te cobra 50€ pero no te avisa de una deducción fiscal que te podría ahorrar 2.000€ al año, realmente te está costando dinero.

Busca una asesoría que:

• Te explique las cosas en un lenguaje que entiendas
• Sea proactiva en el asesoramiento fiscal
• Use tecnología moderna
• Te dé acceso online a tu información
• Responda rápido a tus consultas

Consejos para reducir costes sin perder calidad

1. Organízate: Dedica 30 minutos al mes a organizar tus facturas. Te puede ahorrar hasta un 30% en costes.
2. Digitaliza todo: Usa apps como CamScanner para digitalizar recibos al momento.
3. Considera la contabilidad colaborativa: Si tienes tiempo, puede reducir tus costes hasta un 60%.
4. Agrupa las consultas: En lugar de llamar cada día con una duda, haz una lista y consulta todo de una vez.
5. Mantén actualizada tu información: Cambios de domicilio, actividad, o datos bancarios comunicados tarde generan trabajo extra.

¿Mensual, trimestral o anual? ¿Qué conviene más?

Muchos autónomos me preguntan si es mejor pagar mensual o trimestral. Mi recomendación es siempre mensual, y te explico por qué:

• Mejor flujo de caja: 50€ al mes es más fácil de gestionar que 150€ de golpe
• Trabajo más distribuido: La contabilidad mensual evita los "atracones" trimestrales
• Detecci��n temprana de problemas: Si hay un error, se detecta en un mes, no en tres
• Mejor asesoramiento: El contacto mensual permite un seguimiento más cercano

Preguntas frecuentes que me hacen mis clientes

Mi recomendación final

Después de años en este sector, mi consejo es que no elijas solo por precio. Una asesoría barata que te dé problemas con Hacienda te puede costar miles de euros en sanciones.

Busca una asesoría que:

• Sea transparente con sus precios
• Te explique exactamente qué incluye el servicio
• Use tecnología moderna
• Te trate como a una persona, no como a un número
• Sea proactiva en el asesoramiento